Đặt phòng qua các nền tảng OTA đang trở thành xu hướng, nhưng rủi ro hủy phòng vẫn khiến nhiều du khách phải bối rối.

Nguyên nhân gây hủy phòng khi đặt qua OTA

Đa phần các trường hợp “bùng phòng” hoặc “không nhận booking” xuất phát từ quy trình quản lý tồn phòng thủ công tại các khách sạn, homestay quy mô nhỏ. Khi dữ liệu không được đồng bộ thời gian thực, phòng đã được bán trên OTA vẫn có thể xuất hiện còn trống trên hệ thống nội bộ, dẫn đến việc hủy đột ngột khi du khách đã đến nơi.

Quản lý thủ công và thiếu chuyên nghiệp

Những cơ sở lưu trú chưa trang bị hệ thống PMS (Property Management System) thường dựa vào bảng Excel hoặc sổ tay. Điều này làm tăng khả năng ghi nhầm, cập nhật chậm và gây ra overbooking.

Hệ thống OTA hoạt động như “chợ mở”

Nhiều OTA cho phép nhiều đại lý bán cùng một phòng. Nếu một đại lý không cập nhật trạng thái phòng kịp thời, du khách sẽ nhận được xác nhận “có phòng” trong khi thực tế phòng đã được bán hết.

Quan điểm của các chuyên gia

Ông Hoàng Xuân Đôn, Giám đốc Ban quản lý Công viên Địa chất cao nguyên đá Đồng Văn, nhấn mạnh: “Không thể vì một số sự cố mà loại bỏ OTA. Điều quan trọng là nâng cao tiêu chuẩn vận hành và tính trung thực của các bên cung cấp dịch vụ.”

Ông Bùi Thanh Tú, Giám đốc Marketing Best Price, cho rằng các sự cố “bùng phòng” thường không do OTA gây ra mà do chuỗi vận hành tại điểm đến. Ở các thị trường phát triển, khách sạn áp dụng hệ thống quản lý tồn phòng đồng bộ, tuân thủ “mở phòng là bán phòng”.

Lợi ích và hạn chế của OTA so với đặt trực tiếp

Ưu điểm của OTA:

• Tiện lợi: so sánh giá, đọc đánh giá, đặt nhanh trên một nền tảng.
• Tiết kiệm chi phí marketing cho khách sạn nhỏ.
• Minh bạch về giá và các chương trình ưu đãi.

Nhược điểm:

• Rủi ro hủy phòng khi dữ liệu không đồng bộ.
• Phụ thuộc vào phí hoa hồng, giảm biên lợi nhuận cho khách sạn.
• Khó khiếu nại nếu giao dịch diễn ra qua bên trung gian.

Các biện pháp giảm rủi ro cho du khách

Để tránh bị “bùng phòng”, du khách có thể thực hiện:

1. Kiểm tra đánh giá mới nhất và tần suất cập nhật của cơ sở lưu trú.
2. Chọn phòng có chính sách hủy miễn phí và luôn lưu lại xác nhận email.
3. Đăng ký thành viên trên OTA để nhận giá ưu đãi và điểm tích lũy.
4. Liên hệ trực tiếp với khách sạn qua điện thoại hoặc email để xác nhận lại đặt chỗ.
5. Ưu tiên đặt qua OTA uy tín (Booking, Agoda, Airbnb) hoặc qua đại lý du lịch có giấy phép rõ ràng.

Như blogger Phan Thế Anh chia sẻ, ở một số thị trường như Nhật Bản, Đài Loan, việc đặt trực tiếp qua website khách sạn thường mang lại giá tốt hơn và các ưu đãi độc quyền (bữa sáng miễn phí, trả phòng muộn). Vì vậy, việc cân nhắc kênh đặt phòng phù hợp với loại hình lưu trú là điều cần thiết.

Nhìn chung, không có kênh đặt phòng nào hoàn toàn không rủi ro. Du khách cần cân nhắc lợi và hại, đồng thời chuẩn bị các biện pháp dự phòng để chuyến đi không bị gián đoạn.

Tú Nguyễn